Det er sikkert og vist, at der sker ting derude i virksomhederne – spørgsmålet om, hvordan vi planlægger at arbejde fremadrettet er oppe at vende – og der er meget på spil. På en konference, som jeg deltog i fornyelig blev en indlægsholder bedt om indledningsvis at opridse tingenes tilstand – ordene var nogenlunde følgende:

• mange udfordringer lige nu – man venter – det skaber frustrationer
• usikkerhed – mange følelser på spil
• en rodet fase – det koster rigtig meget
• folk mister tilhørsforhold og bliver nemme at rekruttere

Nogle virksomheder har allerede indført nye måder at arbejde på – nye tilbud til deres medarbejdere med bla mulighed for hjemmearbejde. Nogle kører pilottest, andre anlægger et “Wait and See approach”. Og så er der desværre også dem, der sidder med skyklapper på og håber, at det hele går over. Der er størst sandsynlighed for, at det er de sidste, som taber i kampen om at fastholde og tiltrække de bedste medarbejdere….

Ny vinkel på indretning

Når en kunde beder mig hjælpe med indretningen af deres kontorlokaler, føler jeg en pligt for at stille spørgsmålet: “Hvordan forholder I jer til de nye måder at arbejde på?” Jeg elsker at indrette – men kun med mening – og det giver altså mest mening at erkende, at verden er ændret og den måde, vi plejede at arbejde på er oppe til revison. Der var iøvrigt også plads til forbedring, hvis I spørger mig.

Men hvordan gør vi så – når der er så meget i spil?

Hos HowWeWork er vi i dialog med mange virksomheder og arbejder p.t. med at skabe værktøjer til vores workshops med ledelsen og medarbejdere – at skabe overblik over de mange forskellige veje, man kan vælge at gå. At involvere, hjælpe med optimal forandringsproces, sørge for selvtjek og hensyntagen til, at vi alle er forskellige med forskellige behov – at foretager man et valg, må man højst sandsynlig fravælge noget andet. De endelige valg kan iøvrigt variere fra team til team og/eller afdeling til afdeling. Og man kan med fordel lave aftaler om intervaller for kontinuerlig vurdering med mulighed for at justere.

Jeg kan endnu en gang kun opfordre til at komme ud af starthullerne og få taget fat i opgaven – det bliver ikke nemmere af at vente. Se det som en mulighed for at skabe endnu bedre betingelser – lad os få skabt optimale rammer for arbejdet i halen af pandemien.

Vores mål med HowWeWork er at hjælpe til med at gøre processen så gnidningsløs som mulig. Og når det kommer til indretningsdelen, er min anbefaling at tænke i fleksible løsninger, som nemt kan omdannes til ændrede krav og behov.

Lige nu har virksomheder en oplagt mulighed for at optimere – og nogle virksomheder har efter en lang nedlukning med hjemsendelser også brug for at optimere. Her tænker jeg på optimering af samarbejdet – i afdelinger, teams mv – at skabe optimale zoner til at samarbejde, når vi mødes fysisk på arbejdspladsen.

Det er naturligvis en organisatorisk og ledelsesmæssig opgave, men når omgivelserne støtter os i det, vi gerne vil, så lykkes tingene bare bedre. Klarlæg dog gerne først, hvilke personlighedstyper du har at gøre med, og tilbyd dem herefter optimale betingelser.

Mange medarbejdere vil forvente at få lov til at arbejde mere hjemmefra – og vil du være blandt de virksomheder, som fremover tiltrækker og fastholder de attraktive medarbejdere, så bliver du efter min mening nødt til at følge trenden og betragte arbejdet som en aktivitet og ikke et sted.

Men vi skal da benytte os af at reducere omkostningerne til husleje eller hvad?

Det hører jeg desværre rigtig meget lige nu – at virksomheder planlægger at skære ned på antal m2 nu, hvor flere vælger at arbejde mere hjemmefra. Naturligvis handler det også om at være omkostningsbevidste, men jeg tror på, at de virksomheder, som vælger at bruge nogle af de overskydende m2 på at skabe attraktive omgivelser, vil vinde stort i sidste ende.

Samarbejde og arbejdsglæde

Man kan med fordel sætte fokus på samarbejde og arbejdsglæde – for et godt samarbejde skaber arbejdsglæde og bedre resultater. Et samarbejde kræver interaktion med tillid og respekt – og alt efter, hvilken personlighedstype, man har fat i, så har vi som mennesker præferencer for, hvor vi befinder os bedst og trives – og dermed leverer bedst – og har overskud til at interagere på en travl arbejdsdag.

Det mest effektive samarbejde i eksempelvis et team opstår iøvrigt, hvis et team består af forskellige personlighedstyper – det kan Klaus Haltrup fra Gordios, som jeg har skabt HowWeWork sammen med, bekræfte og uddybe nærmere. Og i HowWeWork kan vi iøvrigt via medarbejderinvolvering hjælpe med at indrette din virksomhed til den nye virkelighed på 3 niveauer: organisatorisk, fysisk og desuden på den konkrete forankring af forandringerne i virksomheden.

Men forskellige personlighedstyper og forskellige præferencer for omgivelser – hvordan løser vi det?

One size do not fit all

Jeg bliver gang på gang bekræftet i, at der er brug for at stille ind på ovenstående problemstillinger lige nu – og det taler henimod følgende dilemmaer:

• teams bestående af forskellige personlighedstyper
• personlighedstyper med forskellige præferencer for omgivelser

Det er ikke nemt… – men det kan lykkes – og især, hvis man omdanner med omtanke og med involvering af medarbejderne. Og i det hele taget anerkender, at vi er forskellige og har forskellige præferencer.

Hvordan indretter vi os så bedst?

Nogle medarbejdere vil foretrække at mødes til de store åbne møder, hvor agendaen måske også er rimelig åben. Andre vil foretrække mindre og mere organiserede møder, hvor opfølgningen måske endda kan foregå skriftligt efterfølgende. Her vil det være rigtig godt, hvis et større mødeområde/lokale har små tilstødende zoner/lokaler, som giver mulighed for, at de mere introverte kan trække sig og vende tingene undervejs eller efterfølgende.

Og så er der også et andet modsætningsforhold – de medarbejdere, som elsker at sidde og arbejde “nye” steder, åbne steder m. udkig/indkig – i modsætning til de medarbejdere, som foretrækker mere traditionelle afskærmede rum – måske endda med dæmpet belysning. Så der skal være mulighed for skrivebordspladser af begge slags.

Udover personlighedstyper bør omgivelserne naturligvis også understøtte, hvilken opgave, der skal løses. Er der tale om en kompleks opgave og/eller et beslutningsmøde eller en mere rutinepræget opgave og/eller inputmøde, så er det vigtigt at vælge omgivelser herefter:

• Til den komplekse opgave/møde, som kræver ro og fokus, skal omgivelserne være rolige, afskærmede og med afdæmpede farver.
• Til de mere lette, måske spontane møder og/eller rutineprægede opgaver, må miljøet gerne være lidt mere levende – både placeringsmæssigt og i møbler og farver, hvor sidstnævnte gerne må skabe opmærksomhed.

Så anbefalingerne går på flere forskellige zoner til de forskellige præferencer og behov – men zoner, som nemt kan omdannes, når nye teams, projekter mv. sættes i søen.

Det kan lyde omfattende, men det behøver det ikke at blive – det handler om at turde tage skridtet, være åbne og involvere medarbejderne. At omdanne med omtanke – og også meget gerne tænke i at genbruge de møbler og inventar, som I har i forvejen.

Læs iøvrigt mit tidligere blogindlæg Har indretningen indflydelse på samarbejdet?

Vi har sådan ventet på at måtte mødes igen – vi er som en flok køer, som venter på at komme på græs om foråret. Sådan har jeg det i hvert fald personligt og jeg glæder mig over at udskifte det bløde outfit fra hjemmekontoret med en farverig kjole og komme ud og mødes med folk.

Det virtuelle møde blev optimeret undervejs

Under nedlukningen har vi lært vigtigheden af at tjekke, hvordan vi bliver set, hørt mv. på et virtuelt møde. De første gange var jeg en novice som de fleste, men da der efterhånden var flere og flere som anlagde en mere professionel tilgang og gennemtænkte “mødet” på forhånd, så blev oplevelsen af de virtuelle møder bedre og bedre.

Men det var jo bare det næstbedste og vi var nok mange, som blev lidt trætte undervejs men nu, hvor vi endelig kan mødes rigtigt – hvad sker der så?

Hvordan takler vi de første møder

Vi famler lidt ift hvordan vi hilser på hinanden – gir’ vi hånd, krammer vi måske eller fortsætter vi med albuen eller slet ingenting? Er der forventninger til, at vi afspritter i bestemte situationer? Hvor står spritdispenseren? Sprøjter den ud over min kjole? Og når jeg så skal give hånd og mine hænder stadigvæk er våde, hvad siger jeg så? Det bliver lidt akavet en gang imellem. Afhængig af personlighed føler vi os mere eller mindre trygge i situationen.

En anden måde at anskue situationen på er naturligvis, at vi har et oplagt uformelt emne til at bryde isen og få snakken i gang.

Der skal bare ikke meget til at gøre oplevelsen bare en lille smule mere behagelig – og vi kan med fordel betragte det fysiske møde sådan lidt på ny og gribe til nogle af de samme effekter, som var med til at gøre det virtuelle møde bedre.

Er indretningen optimal til mødet?

Grib chancen til at betragte det fysiske møde med friske øjne :

Hvordan er orienteringen – finder jeg nemt frem til, hvor jeg skal gå hen?

Hvad bliver jeg mødt af – hvad signalerer indretningen? Føler jeg mig velkommen?

Hvordan er lyset – bliver jeg fuldstændig badet i spotlight, når jeg træder ind – eller er der så dårligt lys, at jeg faktisk har svært ved at orientere mig og/eller se ansigtsudtryk?

Hvordan er lyden – er akustikken så dårlig, at jeg har svært ved at høre, hvad de andre siger? Og giver jeg til sidst op og smiler lidt akavet i stedet for?

Hvordan fungerer indretningen ift funktionen – mødet – er der siddepladser, som virker ift hensigten med mødet? Eller står vi op, fordi vi skal mingle?

Ovenstående er naturligvis vigtigst i de situationer, hvor man mødes med folk, man ikke kender så godt endnu. Men det er vel iøvrigt afgørende, at vi på alle fronter får genetableret det gode samarbejde bedst muligt. Og hvis vi skal fremstå attraktive, så er der brug for velovervejede tiltag.

Prøv næste gang, du skal mødes med kunder, kollegaer, netværket eller lignende at vurdere, hvordan oplevelsen er og vurder, om du med fordel kan ændre på dine egne omgivelser, så det fungerer bedre hos dig/jer. Vi har brug for en masse positive oplevelser i mødet med andre.

Vi ses derude 🙂

Ja, en gennemtænkt indretning har helt sikkert betydning for, hvor let samarbejdet opstår, blomstrer og vedligeholdes. Samtidig kan en “dårlig” indretning meget hurtigt modarbejde mulighederne for samarbejde og dermed have en ikke gunstig påvirkning.

Det seneste års tid har vi naturligvis stadigvæk samarbejdet, men de fleste af os har savnet at mødes og mærke fællesskabet og det bliver i den kommende tid vigtigt med de rigtige prioriteringer. Et godt samarbejde kræver nemlig tillid og respekt – at vi kender hinanden – og derfor er både faglige og sociale fællesskaber vigtige. Vi skal huske på at pleje relationer, faglig sparring og vidensdeling. Men hvordan kan indretningen understøtte det?

Optimale faciliteter til online

Det er naturligvis altid en fordel med gode faciliteter til de almindelige møder. Lige nu, hvor alle i den grad er blevet introduceret for online møder, bør de større lokaler til fysiske møder suppleres af små kabiner til online opkald. For hvis vi skal have lyst til at pleje relationer med kollegaerne, er det nemlig vigtigt, at de samme kollegaer ikke samtidig er kilden til for mange afbrydelser i løbet af dagen, når vi sidder med komplicerede opgaver eller en deadline, der trænger sig på.

Kabiner i forskellige størrelser til bla online møder – de fungerer samtidig som opdeling af storkontor.

Bump into each other

Og nu, hvor vi skal tilbage til kontoret og lære hinanden at kende igen, håber jeg der også bliver “plads” til at pleje de sociale og faglige fællesskaber. Her er break out områder løsningen, hvor man har mulighed for det spontane og uformelle “møde” med kollegaerne, kunder, gæster mv – muligheden for at “bump into each other”.

Billedet overfor er af et område, jeg har skabt til en kunde til lige netop de uformelle “møder” – et sted, man kan hænge ud – en velfærdslounge centralt placeret og med reference til en udendørs lounge. Hvis vi ikke har mulighed for at opholde os udenfor i naturen, så må vi hente naturen indenfor…. og en sådan lounge er fænomenal ift at få gang i den uformelle snak. Der opstår noget helt specielt, når man kan læne sig tilbage og måske smide benene op.

Tilbage til kontoret – hvad skal prioriteres?

Covid19 med hjemsendelse og dermed fysisk afstand til kollegaer, kunder mv. har helt sikkert haft indflydelse på samarbejdet og desuden ført til følelse af isolation og ensomhed. Derfor kan man med fordel rette al mulig opmærksomhed mod temaet – det skal tages alvorligt og takles professionelt.

Udover at sørge for at få designet områder til samarbejde, vidensdeling, inspiration mv. så bør ledelsen også gå forrest og bruge faciliteterne og ikke mindst “tillade” at medarbejderne tilbringer tid i områderne – bruger tid på at lære hinanden at kende (igen) og samle energi til dagens opgaver.

En sidegevinst er, at man kan skabe områder med oplevelse – noget attraktivt som giver adspredelse og inspiration og som i sidste ende kan føre til mere kreativitet og innovation. Mange medarbejdere har under hjemsendelsen benyttet sig af at gå en tur i middagspausen eller i det hele taget at nyde inspirerende omgivelser i løbet af arbejdsdagen. De gider ikke tilbage til et kontor, som kun består af det ene skrivebord efter det andet og måske en kantine fyldt op med ligegyldige kantineborde- og stole.

Der skal være “plads” til uformelt samvær og adspredelse – til at samle fornyet energi – herved opnås langt mere effektivitet og trivsel blandt medarbejderne. Og samtidig skal vi gøre det svært at være ensom på arbejdspladsen.

Alt løses ikke via indretningen dog – men hvorfor ikke lade indretningen hjælpe til i stedet for det modsatte? De virksomheder, som vælger at have fokus på ovenstående, vil stå langt stærkere i tiltrækning og fastholdelse af de attraktive medarbejdere i fremtiden.

Vi er alle sammen lige nu del af et større eksperiment – Covid-19, og i den nærmeste fremtid skal mange finde ud af at komme tilbage til kontoret – eller hvad mon der sker?
Der bliver snakket reboarding, hjemmearbejdsplads, remote working, hybrid working etc. Her er jeg allermest optaget af at få gjort op med de overbevisninger, der eksisterer omkring indretningen af en effektiv arbejdsplads, at ledelsen går forrest, at vi får taget hensyn til individuelle behov og samtidig, at man løfter opgaven sammen. Derfor har jeg netop sammen med forandringsekspert Klaus Haltrup fra Gordios skabt konceptet HowWeWork 

Hvor mon det hele lander? – det er der ikke rigtig nogen, der ved endnu. De fleste sidder dog tilbage med erfaringer med hjemmearbejde – for nogle har det fungeret rigtig fint, for andre ikke. Der er mange årsager af forskellige karakter for begge dele. Og det samme gælder, hvor man end sidder og skal løse sine opgaver.

Hvor arbejder vi bedst?

Jeg har personligt altid fæstnet mig ved, hvad det er, der afgør, hvor effektivt jeg arbejder. Da jeg startede min karriere som trainee i LEGO Gruppen, skiftede jeg plads hver 2./3. måned og her oplevede jeg første gang, hvordan omgivelserne har betydning for trivslen og i sidste ende succesen af dagens arbejde. Og det er derfor, jeg siden 2007 har lavet Indretning med Mening.

Jeg skaber balancerede omgivelser og indretninger, som understøtter den enkelte person og den konkrete funktion, der udføres – så arbejdspladsen bliver effektiv. I denne omstillingsperiode er der nogle ekstra lag, som jeg finder ret relevante.. Det er når et rum bliver til en plads – faktisk bedst udtrykt på engelsk: “When a space becomes a place“.

Erfaring, fortrolighed og mening

Hvordan bliver rummet så til en plads – space to place? I sidste uge blev jeg præsenteret for tre afgørende forhold for netop dette: fortrolighed, erfaring og mening.

Når man sætter sig ved et bord for at arbejde – det være sig et skrivebord, spisebordet, cafébordet på hotellet – ja, hvor som helst, så tager det de første gange lidt tid at blive akklimatiseret. Man skal vænne sig til stedet – herunder lyset, have lap toppen placeret optimalt, måske skal stolen indstilles, man skal vænne sig til lydene og klimaet iøvrigt. Man skal blive fortrolig med “kulissen”.

Jo flere gange, man har arbejdet ved netop det bord – på den plads, hjælper erfaringerne fra tidligere til, at man hurtigere bliver fortrolig med rummet og klar til at fokusere på opgaven. Man får erfaring med at udføre arbejdet lige netop der og rummet bliver langsomt til en plads – man nærmer sig en effektiv arbejdsplads.

Helt overordnet betyder det også noget, om det giver mening at løse opgaven lige netop der. Her vil den konkrete indretning spille en væsentlig rolle – om rummet er optimeret ift den funktion, som skal udføres. Om det giver mening, vil dog også afhænge af, om man selv har været med til at vælge netop denne plads – om man kan identificere sig med den og oplever den som en plads, man har det godt med.

Om man som person oplever de skitserede nuancer afhænger naturligvis af ens personlighedstype og desuden af opgavens karakter. Nogle typer har lettere ved at tilpasse sig, er mindre følsomme – men lige meget, hvem vi er, så påvirkes vi af de rum, vi opholder os i. Og jo mere et rum føles som en plads, jo mere effektivt vil vi kunne løse især de opgaver, som kræver fokus og koncentration.

Never let a good crises go to waste

Hvordan den enkelte virksomhed i sidste ende får sig organiseret fremadrettet, har jeg et stort håb om bliver taget alvorligt. For nylig hørte jeg en oplægsholder citere Winston Churchill:

Never let a good crisis go to waste

Der vil altid være dem, som kun af nødvendighed reagerer. Men de virksomheder, der fremadrettet vil stå stærkest og tiltrække de attraktive medarbejdere er dem, som besidder en proaktiv tilgang og benytter de oplagte muligheder for at ændre på tingene og skabe attraktive og effektive arbejdspladser.

Og de attraktive medarbejdere vil stille krav, som skal tages alvorligt – ellers mister man dem og/eller vil ikke tiltrække dem. Her bliver indretningen af det nye arbejdsliv essentiel og vi skal huske at inddrage medarbejderne og tage hensyn til individuelle behov – one fits all er ikke løsningen.

Jeg har været på studietur – dvs jeg har i denne tid uden mange møder eller besøg hos kunder, prioriteret at tage ud til Vestkysten, som jeg elsker så meget og som altid booster min kreativitet og giver inspiration til biophilic design. Her har jeg mixet lange gåture ved havet med arbejde ved computeren. I sidste uge sad jeg i Thyborøn – i første række ned til digerne og var bl.a. på webinar omkring workplace trends med deltagere fra hele verden – skønt.

For udover hvilke konkrete nye tiltag, man som virksomhed med fordel kan implementere post Covid-19 – læs blogindlæg Hvordan ser kontorindretning ud efter covid-19, så er det for mig ALTID vigtigt at tænke i trivsel og velvære – og de, som kender mig ved, at så begynder hun at tale om det med at invitere naturen indenfor.

Læs mere →